Toen Hockey Republic ongeveer 7 jaar geleden haar tweede vestiging opende in Bussum, ontstond de noodzaak om de automatisering te upgraden en gereed te maken voor verdere groei via filialisering. Zo kwam in 2008 het contact tot stand tussen inmiddels ‘s lands grootste hockeyspecialist en Vendit, leverancier van het softwarepakket voor winkelautomatisering. “Sindsdien is de samenwerking altijd uitstekend geweest, mede doordat Vendit steeds goed geluisterd heeft naar onze wensen én daar snel en alert op heeft ingespeeld”, aldus Jan-Karel van den Brink, die bij Hockey Republic verantwoordelijk is voor het reilen zeilen in de vestigingen op uiteenlopende terreinen van de bedrijfsvoering.

Werd Hockey Republic bij de start in 2003 door de sector toch vooral gezien als een ‘enfant terrible, ruim 12 jaar later neemt de winkelformule een toonaangevende positie in de Nederlandse hockeywereld in. Een belangrijke factor van het succes is dat Hockey Republic steeds eerst de lokale en regionale markt goed verkent, voordat besloten wordt een nieuwe vestiging te openen. Zo wordt contact gezocht met de belangrijkste hockeyverenigingen in het betreffende verzorgingsgebied en worden – indien mogelijk – samenwerkingsovereenkomsten met deze clubs aangegaan.”

Webshop vooral om klanten naar de winkels te trekken

Dankzij partnerships met 9 hockeyverenigingen in de regio Utrecht heeft Hockey Republic een sterke positie binnen de hockeysport in en om de Domstad verworven. Dit geldt overigens voor elke vestiging, benadrukt Jan-Karel. Er gaan volgens hem zeker meer filialen volgen, al wil hij op dit moment nog niet zeggen waar en wanneer de vijfde fysieke, en opgevolgd door een zesde, Hockey Republic haar deuren opent. “Simpelweg omdat we niet over één nacht ijs kunnen en willen gaan. Zoals ik al eerder opmerkte vinden wij het cruciaal dat er eerst voldoende basis en binding aanwezig is met de hockeysport in de betreffende regio, voordat we de stap zetten. Maar is de beslissing eenmaal genomen, dan gaan we er vol voor, zoals we ook met onze bestaande winkels hebben gedaan. Eigenlijk hebben we al een vijfde filiaal in de vorm van onze webshop. We gebruiken die vooral om hockeyers naar de winkels te trekken. Alleen daar vinden ze immers de beleving en alle service die ze van een speciaalzaak mogen verwachten, nog afgezien van het feit dat het voelen, uitproberen en retourneren van een sticks en schoenen voor de consument heel lastig is.”

Aanpassing snel en gemakkelijk realiseerbaar

Pratend over de samenwerking tussen Hockey Republic en Vendit vertelt de woordvoerder van de winkelketen dat Vendit heeft bewezen dat het aanpassen van het Vendit Systeem, door de uitbreiding met nieuwe vestigingen, snel en gemakkelijk realiseerbaar is gebleken. Jan-Karel: “Naast een ‘real time’ goed overzicht van onze voorraadpositie, is de efficiency die het systeem ons biedt bij de inkoop heel belangrijk. Iedere retailer probeert natuurlijk zijn voorraad zoveel mogelijk te minimaliseren zonder ‘nee’ te moeten verkopen. Maar dat is een proces wat behoorlijk nauw luistert. Zeker in tamelijk stille periodes als nu (medio januari – red.). Onze voorraden liggen grotendeels in de winkels, maar daarnaast hebben we centrale magazijnen hier in Utrecht, waar voornamelijk de ‘hardlopers’ liggen, en in Bussum, waar de artikelen binnenkomen die we rechtstreeks inkopen in bijvoorbeeld China.”

Waardering voor proactieve houding bij Vendit

Afgelopen zomer heeft Hockey Republic de processen voor de bevoorrading van de winkels verder geautomatiseerd. Een operatie die uitstekend is verlopen en de grip op de goederenstromen verder heeft verstevigd, aldus Van den Brink. “Toen is weer eens gebleken dat Vendit in staat is snel te schakelen, waardoor geen sprake is geweest van noemenswaardige problemen. Wat we vooral erg op prijs stellen is dat Vendit niet afwacht tot wij ons melden met vragen, maar zelf regelmatig contact opneemt om te horen of we nog steeds tevreden zijn en wat eventueel verbeterd zou kunnen worden. Alle afdelingen werken op het Vendit systeem en het is voor elke afdeling gemakkelijk om alle voor hen relevante informatie en resultaten uit het systeem te halen.”

‘Filiaal evenement’ volledig geïntegreerd

Eén van de bijzondere faciliteiten waarvan Hockey Republic dankbaar gebruik maakt, is de koppeling met de mobiele verkoopunit die wordt ingezet bij evenementen, variërend van wedstrijden op internationaal niveau tot toernooien bij verenigingen waarmee het bedrijf een samenwerking heeft. Het gaat hierbij om een grote truck die omgevormd kan worden tot winkel-op-locatie. Via het 4G netwerk staat de kassa van het ‘filiaal evenement’ direct in verbinding met het Vendit Systeem op het hoofdkwartier in Utrecht.

“We weten nauwkeurig wat een vereniging ‘waard’ is”

Een andere waardevolle ‘tool’ is de de klantenregistratie die volledig is geïntegreerd in het Vendit Systeem en waarvan Hockey Republic op een bijzondere wijze gebruik maakt. Jan-Karel: “We weten van iedere klant bij welke vereniging hij is aangesloten. Zo kunnen we op elk gewenst moment zien hoeveel omzet een club genereert. Hierdoor zijn we in staat om onze samenwerking met verenigingen op een heel andere, veel efficiëntere en commercieel verantwoorde wijze vorm te geven. Sponsoring is immers allang niet meer alleen het weggeven van een zak geld en dan maar afwachten wat je daarvoor terugkrijgt. We weten nu heel nauwkeurig wat een vereniging ‘waard’ is om het zo te zeggen en zijn in staat op basis daarvan realistische afspraken te maken voor sponsoring.”