Automatisering: de sleutel tot succes!
Sebastiaan Rauwerda is mede-eigenaar van De Sleutelspecialist in Leeuwarden en klopte onlangs bij Accountantskantoor Bentacera aan omdat hij het idee had dat de manier van het verwerken van hun administratie efficiënter kon.
In een gesprek met Mark Stortelers, applicatiebeheerder bij Bentacera, schetste Sebastiaan de huidige situatie. Hij gebruikte een prachtige antieke kassa. Zo één met een houten la, waarbij je de bonnetjes nog met de hand moest schrijven. Mooi, maar ook tijdrovend.
De administratie werd wekelijks door Rauwerda’s compagnon verwerkt in een lokaal administratiepakket op een thuiscomputer. De bonnen op rekening werden maandelijks verzameld en via Word of Excel gefactureerd. Regelmatig werden ze gebeld door klanten die het bonnetje niet meer hadden en wilden weten wat het ook al weer was. Een terugkerend probleem, zo merkten de mannen. Daarnaast rekenden ze nog handmatig de btw uit. Sebastiaan gaf aan dat hij hier een oplossing voor wilde en een kassa nodig had die een product kan scannen en je vervolgens automatisch van een btw-bon voorziet.
Op ons verzoek heeft Vendit ons een demonstratie gegeven van hun winkelmanagement systeem. Rauwerda en zijn compagnon waren enthousiast over de mogelijkheden en over de tijdsbesparing die ze daarmee konden realiseren.
De Sleutelspecialist heeft het Vendit systeem ook gekoppeld aan Twinfield Online Boekhouden. Met een barcodescanner selecteren ze de verkochte artikelen en vervolgens geeft men op het touchscreen de betaalmethode aan (contant, pin, op rekening). Indien gekozen wordt voor op rekening, zorgt het systeem voor de gespecificeerde verkoopfactuur.
Door de koppeling met Twinfield worden dagelijks de kasmutaties doorgezet en worden ook verkoopfacturen automatisch geboekt. Daarnaast kan men in het systeem zien of er nog facturen open staan, want bankmutaties worden dagelijks automatisch ingelezen in Twinfield en vervolgens ook afgeletterd in het Vendit systeem. Ook wordt automatisch de voorraad in het Vendit systeem bijgehouden en bestellingen geplaatst. De uitgebreide en makkelijk opvraagbare rapportage-mogelijkheden laten onder andere zien welke producten goed lopen en welke niet.
Zo zie je maar hoe het kan lonen om afstand te nemen van je oude werkwijze en over te stappen op automatisering! En die oude kassa? Die houden ze voor de sier.
Bent u geïnteresseerd in het Vendit Systeem? Neem contact op!
