Hopmans Fietsgigant 24/7 aan kop

Alweer 65 jaar is Hopmans hét adres voor de fietsliefhebber. De winkel in Bergen op Zoom die uitgroeide tot een megastore, biedt een uitgebreide collectie aan (sport)fietsen, kleding, onderdelen, accessoires en toebehoren van bekende merken als BBB, Campagnolo, Shimano, SRAM, Fulcrum, Selle Italia en Tacx te vinden. Om de groei bij te benen, haakte kassasoftware leverancier Vendit uit Rotterdam in 2011 aan om eerst de fysieke- en vervolgens de webwinkel op koers te houden. Bovendien hecht deze gigant veel waarde aan kwaliteit, service en een aantrekkelijk productenaanbod, waardoor ook de koppositie gewaarborgd is.

We bezochten Hopmans en spraken met Bart Klaver en Joyce Schroeijers. Dit team beheert de Hopmans online webshop. Bart Klaver is sinds 2008 werkzaam voor Hopmans en heeft zich vanaf 2011 vastgebeten in de webshop. In eerste instantie verliep dit via een webshopspecialist vanaf een zolderkamer in de buurt. Dit zorgde qua schaalbaarheid en bereikbaarheid al snel voor uitdagingen. Toen het plafond was bereikt is Hopmans sinds juni 2019 overgestapt op de e-commerce oplossingen van Vendit.

Al jaren eerder moeten overstappen

Bart Klaver licht de ontwikkeling toe: “Achteraf hadden we veel eerder moeten overstappen. We hebben jarenlang alle online bestellingen handmatig moeten verwerken en hebben uren besteed aan het maken van facturen in Excel. Het eigen beheer was een strikte voorwaarde om met de webshopoplossingen van Vendit te gaan werken. Geen afhankelijkheid meer en zelf op ieder moment de mogelijkheid hebben om banners of teksten te wijzigen. Sinds Joyce deze taak op zich heeft genomen zijn we erg veel aan het testen waardoor de resultaten geleidelijk steeds beter worden. De technische achtergrond van een webshop is aan ons niet besteed, gelukkig staat de technische ondersteuning bij Vendit altijd paraat om ons van advies te voorzien.”

Vliegende start

“We hebben een vliegende start gehad. We hadden geen zandbak om in te spelen, we zijn letterlijk van de ene op de andere dag overgestapt met de webshop. Alle data uit de vorige webshop is rechtstreeks geïmporteerd in de nieuwe omgeving van Vendit en PrestaShop. Tevens zijn alle gegevens van onze vervoerder en de betaalprovider in één dag foutloos overgezet.”

Opletten met data en voorraden

“Vanaf dag één hebben we erg hard moeten werken om alle foto’s en correcte omschrijvingen van erin te krijgen. We werken samen met zo’n 100-120 leveranciers en het was opletten geblazen want sommige leveranciers bieden aangepaste data aan. Dit zorgde nogal voor wat uitdagingen; zo werd een bestaand product met een bestaande barcode opeens opnieuw aangeboden als nieuw product. Het was flink buffelen om alle data correct te krijgen. Tevens houden wij alle voorraad in de winkel nauwkeurig bij, maar als het gaat om de laatste artikelen op voorraad geven wij toch echt de voorkeur aan de verkoop in de winkel zelf en niet online. Wij lopen de voorraden regelmatig langs en zetten soms artikelen online op niet voorradig, terwijl wij in de winkel dan toch nog enkele stuks hebben liggen. Als een klant belt en we geven aan dat we het product nog wel op voorraad hebben in de winkel komen ze langs en nemen ze altijd nog een paar extra producten mee naar huis. Dat is wat we willen bereiken, dat kleine beetje extra persoonlijke contact heeft altijd een streepje voor.”

Verder groeien

“Toen stond alles opgetuigd, maar we wilden meer. De afgelopen twee jaar hebben we een flinke boost gegeven. Er zijn de laatste tijd nieuwe klanten bijgekomen, corona-fietsers zoals wij ze noemen. Hierdoor zijn we te druk om echt te focussen op verbeteringen. In november heeft Joyce ons team versterkt, waardoor we meer tijd kunnen besteden aan de webshop en de weg ernaartoe.  Voor de overstap naar PrestaShop en de koppeling met Vendit verzonden wij zo 100 bestellingen per maand, wat zeer onvoorspelbaar verliep in verband met seizoen bestellingen. Soms hadden we geen bestellingen en in het voorjaar trok het aan en dan kwamen er opeens in één week meer dan honderd binnen. Vandaag de dag zijn het 250 tot 300 bestellingen per week en wat vooral belangrijk is, dit zijn stabiele aantallen. We hebben op drie andere locaties ook nog voorraad staan, maar dat zetten wij niet in als directe handvoorraad. Het order picken doen we direct vanuit de winkel, het inpakken en verzendklaar maken wordt door alle medewerkers uitgevoerd, het is maar net wie er tijd voor heeft. Aan het einde van de dag staat er altijd een volle kar klaar voor de vervoerder. Hopmans staat bekend om scherpe lage prijzen. Hierdoor creëren we een hoge doorloopsnelheid. Deze strategie volgen we tot op de dag van vandaag, in de winkel maar ook online.”

Tips van Hopmans Fietsgigant

Bart en Joyce hebben veel geleerd tijdens dit proces en hebben een vijftal tips voor ondernemers die overwegen te starten met een online webshop.

1. “Een investering doen is één, maar realiseer dat dit gepaard gaat met veel manuren in de startfase. Als het eenmaal loopt, zul je ervaren dat het je erg veel tijd bespaard!
   
2. Zorg voor goede kennis van je eigen producten, weet er alles vanaf. Dat gaat het verschil maken in de markt.
   
3. Zet een bepaalde sfeer neer die je identiteit onderstreept. Online is niet hetzelfde als in de winkel, maar niet onbelangrijk. Een standaard webshop werkt niet meer. Ga testen en bedenk welk gevoel of welke uitstraling voor jullie goed werkt. Als je een goed plan hebt, komt dat echt beter tot zijn recht.
   
4. Heb een olifantenhuid en trek het je niet persoonlijk aan. Mensen verwachten bij een online bestelling de laagste prijs, uiteraard gratis thuisbezorgd en voorzien van dezelfde winkelservice. Dat is niet haalbaar. Online klanten zijn totaal andere klanten dan de klanten die je in de winkel ontvangt. Je hebt geen connectie, dus je zal harder moeten zijn op bepaalde momenten.
   
5. ICT’ers kunnen niet altijd meedenken in creatieve oplossingen, de medewerkers van Vendit kunnen dat wel. Ze doen echt een extra stap, dus ga het gesprek met Vendit aan.”

Bekijk de webshop van Hopmans:  www.hopmansfietsgigant.nl